Comment rédiger un appel d'offres qui convient à votre industrie

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Êtes-vous prêt à rédiger une demande de proposition (ou RFP pour faire court)? Saviez-vous que le taux de gain moyen pour un appel d'offres n'est que d'environ cinq pour cent?

Comment vous assurez-vous que votre organisation ou entreprise est dans ce petit pourcentage? Il est utile que vous fassiez au préalable des recherches sur la façon de rédiger une DP efficace.

Si vous cherchez des directives claires à suivre, vous êtes au bon endroit. Lisez la suite pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur la façon de rédiger un appel d'offres.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres?

Vous pouvez répondre à la question «Que signifie RFP?», Mais vous ne connaissez peut-être pas encore la signification de RFP.

Une demande de proposition est un document spécial utilisé par diverses entreprises et organisations, y compris des organismes sans but lucratif et gouvernementaux. Les DP décrivent les exigences qui doivent être remplies pour un projet spécifique. Ce projet pourrait être lié à la construction de la marque de l'entreprise, à l'amélioration de son référencement ou à peu près n'importe quoi d'autre.

Les organisations utilisent le processus de demande de propositions pour obtenir des offres de fournisseurs qualifiés. Ils les utilisent également pour simplifier le processus de détermination du fournisseur le plus apte à mener à bien un projet spécifique.

Raisons d'utiliser un appel d'offres

Toutes les entreprises n'utilisent pas l'approche de la demande de propositions. Il y en a beaucoup qui le font, cependant, et pour une bonne raison. Les appels d'offres peuvent offrir de nombreux avantages, notamment les suivants:

Clarifier les besoins de l'entreprise

Tout d'abord, un appel d'offres vous permet de clarifier facilement les besoins de votre entreprise. Les appels d'offres exigent que vous soyez très précis sur ce que vous recherchez et ce qui fonctionnera le mieux pour votre entreprise. En faisant cela, il est plus facile de déterminer vos priorités et de vous assurer que vous et vos collègues les respectez maintenant et à l'avenir.

Appel d'offres concurrentielles

Les appels d'offres lancent également des appels d'offres.

Si un fournisseur reçoit une demande de propositions de votre part, il saura probablement que vous l’avez également envoyée à d’autres fournisseurs. Ceci, à son tour, devrait être un signe pour eux qu'ils doivent vous donner un devis compétitif s'ils veulent avoir une chance de sécuriser votre entreprise.

Le fait d'inviter des offres concurrentielles de cette manière peut vous aider à obtenir des prix plus bas pour les biens et services dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise et mener à bien ce projet.

Comparez et contrastez avec facilité

Il est parfois difficile de garder une trace de tous les différents fournisseurs disponibles pour gérer une tâche spécifique. Il peut également être difficile de dire si vous obtenez réellement la meilleure offre en choisissant un fournisseur plutôt qu'un autre.

Avec les appels d'offres, il est plus facile pour vous de comparer et de contraster différents fournisseurs et de savoir clairement ce qu'ils ont à offrir.

Respectez votre budget

Si vous travaillez avec un budget limité (ce qui est souvent le cas pour les types d'organisations et d'entreprises qui ont tendance à favoriser les appels d'offres), les appels d'offres sont une excellente option à considérer lors de la collecte d'informations auprès des fournisseurs.

Les appels d'offres vous aident à obtenir les prix les plus bas auprès des fournisseurs. En retour, cela vous permet de respecter plus facilement votre budget et d'éviter les dépenses excessives.

Comment rédiger un appel d'offres

Si l'un des avantages énumérés ci-dessus vous intéresse, vous et vos partenaires commerciaux, l'approche RFP peut vous convenir. Voici les étapes à suivre lors de la rédaction d'un appel d'offres:

Clarifiez vos objectifs

Commencez par clarifier ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez. Déterminez le type d'informations dont vous avez besoin de la part de chaque fournisseur qui reçoit une DP de votre part. Si vous prenez le temps de le faire maintenant, il y a plus de chances que vous obteniez le genre de détails dont vous avez besoin pour prendre une décision facile.

Donnez aux fournisseurs qui reçoivent vos appels d'offres une feuille de route à suivre. Ne vous attendez pas à ce qu'ils réfléchissent et sachent ce que vous recherchez. Cela les aide à vous recontacter plus tôt, ce qui vous aide à garder le cap sur un projet particulier.

Découvrez les détails

Une fois que vous savez quels sont vos objectifs pour un ensemble particulier de RFP, l'étape suivante consiste à comprendre les détails. Cela peut inclure la création d'une chronologie de ce qui doit être fait et quand vous en avez besoin.

Si vous incluez ces détails dans la demande de propositions, il sera plus facile pour les fournisseurs qui vous renvoient des offres de les calculer de la manière la plus précise et de s'assurer qu'ils disposent des ressources nécessaires pour gérer le travail. N'oubliez pas non plus que si votre demande de propositions ne contient pas de détails importants, le fournisseur pourrait ne pas répondre du tout.

Connaissez votre public

Pensez aux fournisseurs spécifiques que vous contactez avec vos appels d'offres.

Que sais-tu à propos d'eux? Quel genre de travail ont-ils fait dans le passé? En quoi se spécialisent-ils?

Mieux vous connaîtrez votre public et ce que vous en attendez, plus il sera facile de trouver un fournisseur qui répondra à vos besoins spécifiques.

Aperçu en premier

Avant de commencer à rédiger un appel d'offres, créez un plan. Commencer par un plan vous aide à ne rien oublier d'important. Il vous aide également à garder le message organisé et clair.

Vous voudrez peut-être consulter un modèle de demande de proposition si vous n'en avez jamais écrit auparavant pour vous assurer de couvrir toutes vos bases.

Écrivez la DP

Une fois que vous êtes satisfait du plan, il est temps de commencer à écrire.

Si vous avez un plan clair et soigneusement écrit, il devrait être facile pour vous de combler les lacunes et de créer un document étoffé. Vous pouvez également consulter ce guide d'achat SEO pour voir des exemples de rédaction d'un RFP.

Modifier la DP

Modifiez toujours votre demande de propositions avec soin avant de l'envoyer. Recherchez les fautes de frappe et les erreurs grammaticales, ainsi que tout problème de formulation qui pourrait nuire à la capacité d'un fournisseur de comprendre ce que vous voulez. Si vous n'avez pas confiance en vous pour éditer vous-même, recrutez quelqu'un d'autre pour le faire pour vous.

Commencer votre processus de demande de propositions dès aujourd'hui

Maintenant que vous en savez plus sur la rédaction d'un appel d'offres, il est temps de commencer. Suivez les instructions ci-dessus et vous aurez un solide appel d'offres avant de le savoir.

Voulez-vous en savoir plus sur la rédaction de propositions ou la gestion d'autres aspects impliqués dans la gestion de votre entreprise? Si oui, dirigez-vous vers la section Affaires de notre site dès aujourd'hui. Vous y trouverez des tonnes de ressources utiles.